Zaproszenie do składania ofert na wyłączną obsługę w zakresie organizacji punktu gastronomicznego oraz parku rozrywki w trakcie Dożynek Gminnych 2024 w Ropie.
Treść
Gminny Ośrodek Kultury w Ropie zaprasza
do składania ofert cenowych na wyłączną obsługę imprezy plenerowej
„Dożynki Gminne 2024” w zakresie:
- organizacji punktu gastronomicznego wraz z ogródkiem piwnym,
- organizacji parku rozrywki dla dzieci, w tym m.in.: plac zabaw, zamki dmuchane, zjeżdżalnie i inne atrakcje.
Impreza odbędzie się na wydzielonej części placu przy kościele MBWW w Ropie,
w dniu 15 sierpnia 2024 r. od godz. 1700 do godz. 300 (po uzgodnieniu z organizatorem istnieje możliwość rozstawienia stoisk wcześniej).
Oferty można składać zarówno na kompleksową obsługę (punkt gastronomiczny
i park rozrywki), jak również oferty oddzielne - wyłącznie na obsługę gastronomiczną lub park rozrywki.
!!!
Wybrana zostanie najkorzystniejsza oferta kompleksowa, lub po jednej najkorzystniejszej spośród ofert oddzielnych, tj. tylko w zakresie punktu gastronomicznego wraz z ogródkiem piwnym i tylko w zakresie parku rozrywki, które łącznie będą korzystniejsze od oferty kompleksowej.
W zakresie obsługi gastronomicznej, wybrany oferent zobowiązany jest zapewnić :
- odpowiednią ilość sprawnego technicznie sprzętu: parasole, ławki, ławo-stoły, itp., dla minimum 300 osób w ogródku,
- stoiska gastronomiczne (gastronomia ciężka) z różnorodnym asortymentem,
w tym m.in. potrawy z grilla, fastfoody, kebab, gofry, bezalkoholowe napoje zimne i gorące, piwo, itp., - adekwatną do wielkości ogródka ilość rollbarów do piwa,
- płotki lub barierki do wydzielenia ogródka,
- własny agregat prądotwórczy niezbędny do zasilenia stoisk z gastronomią,
- podstawowe oświetlenie stoisk.
Ponadto:
- wybrany oferent powinien zapewnić (uwzględnić to w ofercie) na potrzeby organizatora ok. 80 - 100 posiłków do wyżywienia zespołów i obsługi imprezy (np. bigos, fasolka - potrawa do uzgodnienia z organizatorem),
- posiłki wydawane wyłącznie w naczyniach jednorazowych, w tym sprzedaż piwa tylko w kubkach plastikowych,
- Organizator nie dopuszcza sprzedaży tytoniu, alkoholu innego niż piwo oraz sprzedaży napojów w butelkach szklanych.
W zakresie parku rozrywki dla dzieci, wybrany oferent winien zapewnić:
- zorganizowany, atrakcyjny plac zabaw dla dzieci, uwzględniający dmuchane zjeżdżalnie, zamki, trampoliny, kule wodne, bandżi, itp,
- stoiska handlowe z asortymentem dla dzieci (bez pirotechniki),
- własny agregat prądotwórczy do zasilenia wszystkich urządzeń parku rozrywki.
Zakres obowiązków wybranego wykonawcy bądź wykonawców:
- Wykonawca zobowiązany jest posiadać aktualne pozwolenia na prowadzenie swojej działalności (wpis do ewidencji, koncesje, zezwolenia, w przypadku działalności gastronomicznej zgodę Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, itp., posiadać aktualną polisę ubezpieczeniową OC w związku z prowadzoną działalnością),
- Wykonawca musi posiadać potencjał techniczny oraz niezbędną wiedzę, doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych, a także dysponować odpowiednim personelem, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań,
o których mowa w niniejszym zaproszeniu, - dostarczony przez Wykonawcę sprzęt musi być sprawny technicznie
i estetyczny (nie zniszczony), - Wykonawca zobowiązuje się do obsługi miejsc objętych swoim zakresem obsługi imprezy w godzinach trwania imprezy (dokładna godzina zamknięcia punktów zostanie określona w umowie zawartej pomiędzy organizatorem
a wyłonionym Wykonawcą), - Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w ciągłej czystości obszaru objętego wyłącznością (w pobliżu stoisk i urządzeń) podczas trwania imprezy,
- Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia swoich stoisk w sposób zapewniający drożność dróg ewakuacyjnych (wszelkiego typu daszki, parasole, stoliki, krzesełka nie mogą utrudniać ewakuacji i przejazdu samochodów służb ratowniczych) oraz zgodnie z wytycznymi Organizatora,
- Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciwpożarowych – każdy punkt gastronomiczny powinien posiadać sprawny podręczny sprzęt gaśniczy (gaśnicę) – min. gaśnica ABC 2kg, zgodnie z zaleceniami PSP,
- wszystkie urządzenia muszą być sprawne technicznie, posiadać wszystkie atesty, w przeciwnym razie nie zostaną dopuszczone do eksploatacji, bądź wyłączone z eksploatacji w trakcie imprezy, a Wykonawca z tego tytułu nie będzie mógł wnosić żadnych roszczeń,
- wykonawca we własnym zakresie zabezpiecza podstawowe oświetlenie własnych stoisk (teren imprezy będzie oświetlony, ale to może być niewystarczające),
- wyłoniony w drodze konkursu Wykonawca w zakresie obsługi punktu gastronomicznego wystąpi z wnioskiem do Wójta Gminy Ropa o uzyskanie pozwolenia na prowadzenie sprzedaży piwa oraz jest zobowiązany wnieść stosowne opłaty z tego tytułu w Urzędzie Gminy w Ropie.
Zakres czynności organizatora imprezy:
- Organizator zobowiązuje się do utrzymania czystości we wszystkich miejscach nie objętych wyłącznością oferenta w trakcie trwania imprezy i po niej.
- Organizator zapewnia dostęp do toalet.
- Organizator zapewnia zawodową ochronę patrolującą teren imprezy zgodnie z jej programem.
- Organizator udostępnia plac pod lokalizację zaplecza gastronomicznego
i parku rozrywki. - Organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych.
- Organizator zastrzega sobie możliwość odstąpienia od umowy w przypadku wątpliwości na dobrą współpracę.
UWAGA:
- W przypadku wyboru ofert oddzielnych - wyłącznie na obsługę gastronomiczną lub park rozrywki, organizator nie gwarantuje wyłączności na sprzedaż popcornu, balonów i waty cukrowej dla jednej z nich (jeżeli obydwa podmioty będą miały w swojej ofercie).
- W przypadku sprzedaży lodów, jeżeli któryś z wybranych oferentów zadeklaruje dany rodzaj lodów np. włoskich, to organizator zastrzega sobie prawo dopuszczenia stoiska z innym rodzajem tego asortymentu, np. lodów gałkowych, itp.
- Organizator nie wyklucza organizacji stoisk innych, (np. sprzedaż rękodzieła ludowego, stoiska bankowe, szkolne, medyczne) jak również kuchni regionalnej miejscowych Kół Gospodyń Wiejskich, na podstawie odrębnych uzgodnień.
Kryterium wyboru oferty lub ofert:
- najwyższa oferowana cena,
- atrakcyjność i różnorodność zaproponowanego menu, a w przypadku parku rozrywki - sprzętu i atrakcji,
- doświadczenie w obsłudze gastronomicznej tego typu wydarzeń.
Oferty prosimy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 02.08.2024 r. – do godz. 1500, na adres mailowy: kultura@gokropa.iaw.pl
Szczegółowe informacje pod nr tel.: 668 430 925